Proceso para la elaboración de una Planeación Estratégica

Declaración de la Misión

La Misión es la declaración de la “razón de ser”de la organización o negocio.

Las preguntas son: ¿Quiénes somos…? ¿Cuál es nuestra razón de ser, de existir…?

Declaración de la Visión

La declaración de Visión indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse.

Las preguntas son: “¿Qué queremos ser?”, ¿Cómo queremos que nos vean?

Declaración de la Valores

En la declaración de los Valores se construye el tipo de Cultura Organizacional en la cual se pretenden lograr los objetivos estratégicos.

Si la misión define “quiénes somos…”, la visión “hacia dónde vamos…”los valores declaran “cómo lo lograremos…”

Los valores constituyen el fundamento de las culturas organizacionales. Son el activo más importante con que cuentan porque definen el modelo de destino común que determinará la forma de comportarse y la manera de trabajar.

Los valores son cualidades positivas en las cuales se identifica la organización para lograr sus fines de negocio e influencia social. De los valores se definen los “principios de actuación”o comportamientos deseables que deben cumplir los empleados para su bienestar laboral, para la realización de sus labores con solvencia y reforzar su sentido de pertenencia.

Se evalúan tanto los aspectos que ya existen, como aquellos aspectos que podrían existir, como las llamadas tendencias.

Análisis interno de la empresa

Consiste en el análisis de los diferentes aspectos que existen dentro de una empresa, con el fin de conocer su estado real y la capacidad de respuesta con que cuenta. El objetivo es detectar sus fortalezas y debilidades.

El análisis interno evalúa los recursos que posee la empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.

Detección de oportunidades de negocio

Una vez obtenida la información del estado real de la organización desde el punto de vista externo (entorno, mercado, tendencias…) e interno (fortalezas, debilidades, posibilidades…) se pueden definir las oportunidades existentes de negocio que generalmente no son tenidas en cuenta y menos aprovechadas.

Con la detección de oportunidades de negocio se abre a la organización una amplia visión de “dónde está y en dónde pudiera estar”. Es una toma de conciencia profunda sobre lo que se ha logrado hasta ahora y el espacio que se abre para que pueda lograrse mucho más.

Establecimiento de los objetivos generales

Una vez realizados los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los “objetivos generales”que permitan cumplir con la misión y la visión; capitalizar las oportunidades por medio de las fortalezas, superar las debilidades y accionar ante las posibles amenazas.

Los “objetivos generales” para ser estratégicos deben proyectarse con la visión a largo plazo, a 3, 5 o 10 años y deben establecerse en sentido inverso a la línea de tiempo habitual. Se trabaja de delante hacia atrás.

Los “objetivos estratégicos generales” definirán el rumbo de la organización desde el momento que se establecen hasta el logro del “Gran Objetivo” en el tiempo establecido. Todas las decisiones que se tomen en la organización a partir del momento de su establecimiento, las tácticas y las acciones, deberán estar enfocadas en la obtención del “Gran Objetivo” organizacional.

Diseño, evaluación y selección de estrategias

Una vez establecido los objetivos generales, cada área procederá a diseñar, seleccionar y evaluar las estrategias que permitan alcanzar de la mejor manera posible los objetivos estratégicos.

El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:

Se analiza la información obtenida de los análisis externos (situación del entorno), interno (recursos y capacidad de la empresa) junto con las oportunidades detectadas siempre con la mira puesta en el “Gran Objetivo”. Se evalúa el enunciado de misión, visión y los valores, se toman en cuenta los ejes estratégicos y los objetivos generales. Se procede a evaluar las estrategias que se han utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados. Toda esta información constituye el punto de partida absolutamente necesario para arrancar una buena“ planeación estratégica”.

Las estrategias a utilizar se clasifican por orden de su atractivo.

Diseño de planes de acción estratégicos

Cada área, una vez definidas las estrategias que utilizará para lograr los objetivos generales hacia el logro del Gran Objetivo, diseñará sus planes de acción específicos.

Determinadas las estrategias que se utilizarán, se procede a diseñar los “planes de acción estratégicos” que consisten en documentos en los que se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas.

Los “planes de acción estratégico” deben señalar:

• Los “objetivos específicos” que permitan alcanzar los objetivos generales.

• Cuáles serán las estrategias, tácticas o cursos de acción que se realizarán para alcanzar los objetivos generales siguiendo la línea de los ejes estratégicos.

• Qué recursos se utilizarán y cómo se distribuirán.

• Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución de los planes estratégicos (líderes de proyectos).

• Cómo se implementarán o ejecutarán las estrategias y en qué tiempo se obtendrán los resultados.

• Cuál será el esquema de seguimiento para identificar posibles riesgos y contingencias a fin de accionar a tiempo.

Definición de metas acordes a los planes estratégicos

Las áreas de la organización necesitan obtener total claridad sobre el Gran Objetivo, los ejes estratégicos del negocio, los objetivos generales a lograr en un marco de tiempo determinado y sus posibilidades reales de cómo contribuir al ejercicio. Cada área deberá construir su propio plan estratégico y definir las propias metas acordes a su plan. Los colaboradores deberán conocer sus metas y saber cómo alcanzarlas.

Para que los planes estratégicos sean posibles no sólo es necesaria la comunicación organizacional efectiva: descendente, ascendente, horizontal y transversal, sino que es fundamental la influencia de líderes que motiven, animen, ofrezcan dirección, desarrollen y estén enfocados al logro de resultados estimulando el potencial de sus equipos. Sin un liderazgo efectivo los resultados no se logran porque los colaboradores no están dispuestos a invertir su esfuerzo personal que constituirá la diferencia entre dónde se está hoy y dónde se estará mañana.

“La organizaciones, si quieren lograr grandes
objetivos a mediano y largo plazo, necesitan replantearse sus usos y costumbres de management e invertir en la formación de modelos
de liderazgo valientes, eficientes y productivos”

Los temas que deberán manejarse son diversos y absolutamente necesarios para asegurar el logro de los objetivos estratégicos, como son: comunicación, competencias conversacionales, inteligencia emocional y social, delegación, enfoque a resultados, buenas prácticas en el manejo de la gestión, retroalimentaciones efectivas, entre otras.

Seguimiento a los planes estratégicos

La falta de seguimiento de los planes estratégicos es la causa más común del fracaso de la planeación estratégica organizacional. El día a día, los usos y costumbres cotidianos, la práctica de hábitos viciosos conscientes e inconscientes, la influencia cultural de ambientes de baja funcionalidad, son elementos más que suficientes para abortar cualquier plan a mediano o largo plazo.

“Pensando de la misma manera siempre y
haciendo más de lo mismo, jamás se obtendrán resultados extraordinarios”

Determinación y valentía en hacer los cambios que correspondan

Para que los grandes objetivos se puedan lograr es necesario hacer los cambios que correspondan en el interior de la organización. Estos cambios a veces son difíciles porque tocan a la estructura, las finanzas o a la cultura misma. Algunas personas podrían sentirse afectadas. Podrá haber resistencia al cambio. Incluso algunos colaboradores saldrán de la compañía. Los objetivos primordiales de una empresa son:

1. “Generar riqueza”,que es mucho más que sólo asegurar un mayor beneficio económico a los inversionistas.

2. Preservar su existencia.

3.Desarrollarse al nivel de sus capacidades.

Evaluación de resultados y adaptaciones

Como reflexión final es necesario recordar que la Planeación Estratégica toma decisiones futuras basadas en la realidad presente y que esta realidad no es fija, existirán cambios, aparecerán situaciones nuevas e incluso oportunidades que no fueron tenidas en cuenta porque en el momento de la planeación no existían. Todo este material debe integrarse a la planeación anual.

La capacidad de adaptación a los requerimientos del entorno es uno de los factores de mayor trascendencia en el éxito de los planes estratégicos de las organizaciones.