Efectividad en el manejo del tiempo

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Efectividad en el manejo del tiempo

Actualizado: 28 jul 2021

Cuántas veces hemos escuchado frases como: “el tiempo vuela”, “el tiempo no regresa”, “el tiempo vale oro”, “el tiempo no perdona”. Todos tenemos la oportunidad de aprender a manejar y administrar el tiempo de manera disciplinada y efectiva. La efectividad en el manejo del tiempo es la manera de gestionar con eficacia y eficiencia nuestras actividades del día a día, en cualquier plano o ámbito donde nos desarrollemos.

La eficacia proviene del latín efficax, que quiere decir “cualidad de hacer lo que está destinado ser”, es la realización de las cosas de manera correcta que impactan en los objetivos trazados previamente, en otras palabras es la realización de una tarea o el cumplimiento de un objetivo. La eficiencia del latín eficientĭa es la “capacidad de disponer de alguien o algo para conseguir el cumplimiento adecuado de una función”, implica no sólo hacer las cosas bien, ser eficaz, sino que hace referencia a la mejor utilización de los recursos con los que disponemos en el menor tiempo posible.

Diferencia entre eficacia y eficiencia

Considerando que el tiempo es el recurso más importante que disponemos, la efectividad en el manejo del tiempo consiste en hacer las cosas correctas con eficacia y eficiencia.

Hacer un uso inteligente del tiempo es realizar el trabajo de manera correcta en el tiempo que corresponda por su naturaleza. Para ser eficiente en el manejo del tiempo se requiere tres aspectos que son fundamentales: planificación, disciplina y paciencia.

7 sugerencias para el manejo efectivo del tiempo

1. Define objetivos

Definir objetivos permitirá enfocar la atención y energía en lo que realmente se desea lograr. Los objetivos pueden ser a largo, mediano o corto plazo, este punto es sumamente importante antes de iniciar cualquier plan.

2. Establece prioridades

Mantener el enfoque en los objetivos no es tarea fácil, existen muchos distractores que desconcentran y dispersan la atención. Es importante aprender a priorizar y dar jerarquía a ciertas tareas o actividades que son relevantes para que los objetivos se cumplan en tiempo y forma. Elaborar una lista asignando a cada actividad: el criterio por la que se prioriza, su orden de importancia, el tiempo o esfuerzo que llevará realizarla, en que antecede a otras actividades a realizar, etc.

3. Define rutinas

La efectividad en el manejo del tiempo también requiere organizar el día de manera funcional y práctica a través del establecimiento de rutinas que aseguren el cumplimiento de ciertas actividades. Al realizar una conducta repetitiva el cuerpo responderá naturalmente sin necesidad de invertir energía en pensar qué hacer y cómo hacerlo.

4. Proporciona espacios de tiempo entre tarea y tarea

Es importante que en la planeación proporciones algunos minutos de descanso entre tarea y tarea, lo que permitirá que el cerebro descanse y vuelva a retomar la concentración. El cerebro necesita regresar a su “posición normal” para ser efectivo en el cumplimiento de tareas y en proporcionar productividad. Identificar los momentos de descanso debe entrar dentro de la planificación y si es posible con horarios establecidos.

5. Delega tareas

Las responsabilidades y el control de las tareas que llevamos en el día a día pueden provocar estrés, angustia o ansiedad, por lo tanto, antes de que alguna condición como la que se menciona se presente, es importante que se considere delegar tareas o actividades. Reducirá la carga de trabajo y permitirá enfocarse en otras tareas.

6. Establece tiempos

Antes de realizar un calendario de posibles fechas de entrega es importante reconocer el trabajo o esfuerzo que conlleva cada tarea, es recomendable reconocer en cada actividad el margen de tiempo necesario para su realización. Incluso en tareas que podemos considerar insignificantes, como por ejemplo la impresión de un reporte, al final, si no se administra correctamente el tiempo que conlleva tal actividad puede significar un retraso en la entrega respecto a la hora pactada.

7. Elimina distractores

Para poder eliminarlos, primero hay que identificarlos, hay que observar con objetividad y criterio cuántas cosas hacemos al día que no son productivas y que nos “quitan” tiempo y energía. Pueden ser visitas a páginas web o aplicaciones como Instagram, Facebook, etc.

La efectividad en el manejo del tiempo trae consigo muchas ventajas en la vida personal y profesional puesto que permite alcanzar los objetivos deseados con mejores resultados y menor esfuerzo. Para lograrlo es necesario aplicar estrategias efectivas.

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